如何透過六步驟流程優化方法，找出專案管理中可自動化的切入點？

透過六步驟流程優化方法，找出專案管理中可自動化的切入點

本文介紹如何透過六步驟流程優化方法，利用 No Code 自動化工具找出專案管理中可自動化的切入點，擺脫重複性任務，提升工作效率。許多專案管理者常面臨花費大量時間在例行報告、數據整理等瑣事上，壓縮了專注於策略規劃等核心工作的時間。透過自動化，能將這些重複性任務自動完成，釋放寶貴時間，專注於更高產值的核心工作。

六步驟流程優化方法

1. 列舉現有工作流程： 完整拆解每個步驟，例如數據匯出、格式整理、報告文件和簡報製作等。
2. 盤點工具現況： 整理現有使用的數位工具，釐清其功能與角色，例如 Google Sheets、Airtable 等。
3. 發掘自動化機會： 檢視每個步驟，思考哪些可藉助自動化完成，例如定期自不同系統匯出數據、彙整數據格式至試算表、建立新文件範本並更新數據等。
4. 設定執行目標： 定義清晰的自動化目標，確保工具為你執行重複性的任務，例如定期自動建立新的 Google 文件與簡報、自動更新最新專案數據等。
5. 定義執行時間： 設定具體的執行時間，確保自動化系統按照計畫順利執行，例如每隔 7 天複製一份 Google 文件或簡報。
6. 串接工作流程： 將所有數位工具串接成完整的工作流程，例如利用 Zapier、Make 或 n8n 等 No Code 自動化工具，自動從 GA 或 CRM 中提取數據，彙整至 Google Sheets，並同步更新至 Google Docs 和 Google Slides 模板。

自動化的效益

透過上述方法與 No Code 自動化工具，可大幅減少重複工作的時間成本，將精力投入到策略規劃與創新上，全面優化工作方式與時間品質。例如，將每週例行報告的耗時從 4 小時縮減到僅 30 分鐘，釋放更多時間，並專注於更高價值的工作。